Service-Center Sekretariat: Hervorragende Arbeit hinter den Kulissen
Karina Matejcek, ÖPWZ: Der Druck, perfekt zu sein, ist für viele Chefsekretärinnen ein ständiger Begleiter. Sie unterscheiden zwischen dem „inneren“ und dem „äußeren“ Druck. Wie spielen die beiden zusammen – und wie kann sich die Chefsekretärin davon entlasten?
Ulrike Ebner-Stella: Grundsätzlich fühlen Frauen Verantwortung nicht nur für das, was sie tun, sondern vor allem auch für das soziale System, in dem sie leben und arbeiten. Sie haben feine Antennen für die Wünsche und Bedürfnisse anderer und sie sind flexibel genug, sich diesen anzupassen bzw. sie in hohem Maße zu erfüllen. Speziell dann, wenn es sich um Menschen handelt, die sie schätzen und lieben und von denen sie wiederum geschätzt und geliebt werden. Weil Frauen diese Bereitschaft ihren Mitmenschen durchaus signalisieren, kommt von dort, sozusagen als Wechselwirkung, eine dementsprechende Erwartungshaltung. Somit wird diese spezielle Stärke quasi zum Bumerang. Frauen wollen in all ihren Lebensrollen und für alle ihnen wichtigen Menschen ihr Bestes geben. „Nein-Sagen“ passt nicht in dieses Denkmuster.
Der äußere Druck kommt meiner Meinung nach von der großen Erwartungshaltung des Umfeldes. Im Job sind es vor allem die Vorgesetzten. Da sie selbst häufig unter Hochdruck stehen, brauchen sie jemanden, der
- mit ihnen ihren Job managt
- ihr Büro organisiert
- ihre Kunden professionell betreut
- den richtigen „Ton“ in allen Situationen kennt
- ihnen Unwesentliches vom Leibe hält
- ihre Termine „im Griff“ hat
- die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt bringt
- weiß, was sie in 5 Minuten brauchen werden
- sich um ihre Mitarbeiter kümmert
- sie ohne komplizierte Anweisungen versteht
- mit ihnen denken kann
- sie motiviert, sich entlasten zu lassen
- ihnen Freiräume schafft, um ihrer wertschöpfenden Führungsarbeit nachzugehen.
Im Chefsekretariat wird hervorragende Arbeit still und unauffällig, sozusagen „hinter den Kulissen“ geleistet, und das häufig trotz erheblicher Informations- und Kompetenzmängel. Die meisten Sekretärinnen und Assistentinnen fühlen sich daher einerseits wichtig, geschätzt und akzeptiert, andererseits aber oftmals überfordert von Menge, Tempo und der hohen Priorität ihrer Tätigkeiten. Kritik nehmen sie sehr persönlich, weshalb sie unermüdlich versuchen, diese durch Perfektion schon im Vorfeld zu vermeiden.
K. M.: Das Thema „Kommunikation“ zieht sich wie ein roter Faden durch den Alltag im Chefsekretariat – die Kommunikation in vielen unterschiedlichen Situationen und mit Menschen in den unterschiedlichsten Positionen.
Ulrike Ebner-Stella: Die Chefsekretärin/Assistentin ist als Ansprechpartnerin für Kontakte nach innen und nach außen zuständig. Professionelle Kommunikation hilft ihr, sich auf unterschiedliche menschliche Verhaltensweisen in verschiedenen, oft schwierigen Situationen einzustellen. Ich arbeite mit einem höchst erfolgreichen und gut verständlichen Persönlichkeitsmodell zur Selbsterkennung und Verbesserung der Menschenkenntnis, wobei das Gelernte an praxisorientierten Beispielen sofort trainiert und gefestigt wird - vor allem auch, wie Kommunikationsprozesse ablaufen, welche Rolle Sprache und Körpersprache in der Wahrnehmung von Inhalten spielen und wo sehr häufig Missverständnisse ihren Ursprung haben. Gute Kommunikation ist eben nicht nur eine natürliche Gabe, sie ist vor allem eine erlernbare Fähigkeit zur Verbesserung der eigenen sozialen Kompetenz.
K. M.: Zum Abschluss Ihre ganz persönliche Einschätzung: Wie wird sich die Rolle der Chefsekretärin weiterentwickeln – und wie kann die Einzelne aktiv dazu beitragen, ihre Kompetenzen zu erweitern?
Ulrike Ebner-Stella: In den letzten Jahren hat sich das Sekretariat stark gewandelt. Es geht immer weniger um die Verwaltung, sondern vielmehr um die Produktion, Beschaffung und Aufarbeitung von Informationen. Die Sekretärin übernimmt Sachbearbeitungsaufgaben, sie begleitet und kontrolliert Projekte, sie assistiert bei Präsentationen und sonstigen Führungsaufgaben, sie beherrscht die Kunst der schnellen und dennoch qualitativ hochwertigen Organisation. Chefentlastung ist mehr denn je gefragt.
Stetige Weiterbildung, Informationsaustausch und Qualifizierung in sich ständig verändernden Tätigkeitsfeldern sind erforderlich, um „am Ball“ zu bleiben und Erfolg im Job zu haben. Als wesentliche Richtungen sehe ich einerseits, Schritt zu halten mit dem immer rasanter werdenden technologischen Fortschritt und andererseits fit zu sein für die zentralen Herausforderungen im „Service-Center“ Sekretariat: Meisterschaft in der Kommunikation für professionelles Beziehungsmanagement mit Kunden, situatives „Coaching“ von Vorgesetzten und Mitarbeitern und die kontinuierliche Entwicklung der eigenen Persönlichkeit.
Maßgeschneiderte Weiterbildungsprodukte für (Chef-)Sekretariat und Assistenz bieten jeder Einzelnen die Chance, ihren persönlichen Weiterbildungsbedarf zu decken, denn Stillstand bedeutet Rückschritt!
In der ÖPWZ-Akademie für Chef-Sekretärinnen haben Sie die Möglichkeit, Frau Ebner-Stella persönlich kennen zu lernen und von ihrer Kompetenz und ihrem Know-how zu profitieren:
Vom 25. – 27. April 2005 zeigt Ihnen Frau Ebner-Stella, wie Sie Ihre soziale Kompetenz durch gekonnte Kommunikation noch weiter verbessern und in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen.
http://www.opwz.com/forms/anmeldung.php?semnr=SF504161
Die nächsten Termine der ÖPWZ-Akademie für Chef-Sekretärinnen:
Teil 1: Sekretariatsmanagement – Organisieren Sie Ihr Büro und das Ihres Chefs/Ihrer Chefin noch perfekter : 3. – 5. Oktober 2005
Teil 2: Das Sekretariat als Informations- und Kommunikationszentrale: 17. – 19. Oktober 2005
ÖPWZ, 1010 Wien, Rockhgasse 6
Eine Auswahl des umfangreichen ÖPWZ-Seminarangebotes für (Chef-)Sekretärinnen und Assistentinnen:
http://www.opwz.com/weiterbildung/seminarauswahl.php?filter=SF
