Optimales Zeitmanagement – So bekommen Sie Ihre Aufgaben in den Griff

Gute Selbstorganisation und konsequentes Zeitmanagement sind die sichersten Mittel, damit Sie Ihre Aufgaben erfolgreich erledigen und Ihre Ziele erreichen. Welche einfachen, aber wirksamen Techniken Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsmethodik zu optimieren, hat Heinz Schulz-Wimmer, erfahrender Zeitmanagement-Referent der Haufe Akademie, zusammengestellt:

1. Nutzen Sie die Schrift!
Es ist ein großer Unterschied, ob man einen Kopf voller Aufgaben hat oder eine Liste mit Aufgaben. Die Liste kann man verändern, auf die Seite legen, streichen, kurz: unter Kontrolle bekommen. Gleichzeitig hilft die Schrift, aus gefühlten Problemen reale zu machen. Einen Tag lang alles aufzuschreiben, was man tut, macht die Probleme im eigenen Arbeitstil sofort sichtbar – und damit sind die Maßnahmen meist auch schon klar.

2. Erledigen Sie Dinge möglichst sofort!
In dem Moment, in dem man eine E-Mail liest, ist meist klar, was zu tun ist. Im Kopf ist der Entwurf dann schon fertig. Man müsste es nur noch tun. Aber aus irgendwelchen Gründen verschiebt man es. Nur einmal anfassen sollte zu einer Gewohnheit wie das abendliche Zähneputzen werden. Dazu muss man auch nicht motiviert sein, das muss einem auch keinen Spaß bereiten.

3. Legen Sie immer alles genau dahin, wo es hingehört!
Gegen Suchen und volle Schreibtische ist ein Kraut gewachsen: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, immer alles an seinen festgelegten Platz zu legen.

4. Nutzen Sie den Multiplikationseffekt!
Gehen Sie auf die Suche nach alltäglichen Aktivitäten, und prüfen, ob Sie diese verkürzen können. Im Einzelfall gewinnen Sie keine große Zeitersparnis, aber in der Summe ändern sich die Dimensionen drastisch. Sechs Gespräche, jeweils fünf Minuten kürzer: Damit sind 30 Minuten am Tag gewonnen. Jedes Telefonat eine Minute kürzer: Das macht bei 30 Telefonaten ebenfalls 30 Minuten.

5. Nutzen Sie Checklisten zur Qualitätssteigerung!
Die einfachste Möglichkeit, die Qualität in allen Phasen des Arbeitens zu sichern, ist die Checkliste. Klären Sie mit den Empfängern Ihrer Arbeit präzise ab, welche Informationen in welcher Form diese wann benötigen. Bringen Sie diese Absprache in die Form einer Checkliste und prüfen Sie Ihr eigenes Arbeitsergebnis mit ihrer Hilfe, bevor sie es abliefern.

6. Machen Sie regelmäßig Pausen!
Der Mensch kann nicht stundenlang auf hoher Leistung durcharbeiten. Gewöhnen Sie sich daran, regelmäßig kleine Pausen einzulegen, in denen Sie für 5-15 Minuten abschalten, etwas anderes tun, sich ein wenig bewegen. Dann leisten Sie mehr als ohne Pausen. Die einfachsten Entspannungstechniken sind Bewegung im Freien oder ein paar ruhige Atemzüge. Noch besser ist es, wenn Sie systematisch eine Technik wie beispielsweise die progressive Muskelentspannung oder Yoga erlernen.

Wie Sie Ihren Arbeitsstil effizient gestalten und Ihre Zeit optimal einteilen, erfahren Sie hier:

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