Optimales Zeitmanagement – So bekommen Sie Ihre Aufgaben in den Griff!

Zeitmanagementprobleme sind meist „gefühlte“ Probleme: „Ich habe zu viel zu tun, werde ständig unterbrochen und komme nicht zu den wichtigen Aufgaben…“ Entscheidend ist, sich die Fakten genau anzusehen. Wer sich notiert, wie oft er tatsächlich während eines Arbeitstages unterbrochen wurde, von wem und aus welchem Grund hat konkrete Anhaltspunkte, um die Zahl der Unterbrechungen gezielt zu reduzieren.

Woran scheitert die Umsetzung von Zeitmanagementtechniken?
Den eigenen Arbeitsstil zu ändern heißt seine Gewohnheiten zu ändern. Dies ist immer schwierig, besonders unter Stressbedingungen. Die meisten Menschen nehmen sich zu viel vor, überschätzen ihre Fähigkeit zur Veränderung und erwarten zu viel von der Veränderung. Man nennt dies das Syndrom der falschen Hoffnungen. Dabei gilt: Nur wer seine Möglichkeiten klar einschätzt und mit realistischen Zielen arbeitet, hat Aussicht auf Erfolg.

Sechs einfache, aber wirksame Techniken des Zeitmanagements:

1. Nutzen Sie die Schrift!
Schrift schafft Distanz. Wer seine Aufgaben auflistet, kann sie auf die Seite legen, umsortieren, kurz: unter Kontrolle bekommen. Man soll seine Aufgaben beherrschen, nicht von ihnen beherrscht werden. Das zusätzliche Plus: Einen Tag lang alles aufzuschreiben was man tut, führt dazu, dass die Probleme im eigenen Arbeitstil sofort sichtbar werden.

2. Erledigen Sie Dinge möglichst sofort!
Eine der wichtigsten Gewohnheiten ist es, Aufgaben beim ersten Kontakt gleich zu Ende zu bringen. Das ist effizient und beschleunigt die Prozesse im Unternehmen sehr. Stapel verlängern die Durchlaufzeiten.

3. Legen Sie immer alles genau dahin, wo es hingehört!
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, immer alles an seinen festgelegten Platz zu legen. Der Unterschied im Zeitaufwand ist minimal, die Wirkung ist Ordnung und Abschied vom Chaos.

4. Nutzen Sie den Multiplikationseffekt!
Gehen Sie auf die Suche nach Aktivitäten, die Sie oft ausführen. Prüfen Sie, ob Sie diese ein wenig verkürzen können. Das geht meist recht einfach und ist im Einzelfall keine große Zeitersparnis, aber in der Summe ändern sich die Dimensionen drastisch.

5. Nutzen Sie Checklisten zur Qualitätssteigerung!
Die einfachste Möglichkeit, die Qualität in allen Phasen des Arbeitens zu sichern, ist die Checkliste. Klären Sie mit den Empfängern Ihrer Arbeit präzise ab, welche Informationen in welcher Form diese wann benötigen. Bringen Sie diese Absprache in die Form einer Checkliste und prüfen Sie Ihr eigenes Arbeitsergebnis mit ihrer Hilfe, bevor sie es abliefern.

6. Machen Sie regelmäßig Pausen!
Der Mensch ist keine Maschine, nach ca. 60 – 90 Minuten ist die Konzentrationsfähigkeit erschöpft. Gewöhnen Sie sich daran, regelmäßig kleine Pausen einzulegen, in denen Sie für 5 – 15 Minuten abschalten, etwas anderes tun, sich ein wenig bewegen. Dann leisten Sie mehr als ohne Pausen.

Mehr Tipps für ein effektives Zeitmanagement erfahren Sie im Seminar der Haufe Akademie „Selbstorganisation und Zeitmanagement“ mit Heinz Schulz-Wimmer.

www.haufe-akademie.de/85.79?chorid=&newsletter=newsletteranzeige/psk/31769seminarshop/100526/Zeitmanagement